Mail Archivierung
Seit 2017 verlangt der Fiskus von Unternehmen, die digitale Geschäftspost nutzen, ein maschinenlesbares und vollständiges E-Mail-Archiv. BR-Systems unterstützt Sie bei der Umsetzung dieser wichtigen Anforderung.
Von unserem Partner
Revisions- und Rechtssicher
Mit dem Erlass des Bundesministeriums der Finanzen vom 14. November 2014 und dessen Inkrafttreten am 01. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in vollem Umfang. Diese Regeln bestimmen, wie digitale Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung darauf zugreifen kann:
- Vollständig
- Manipulationssicher
- Jederzeit verfügbar
- Maschinell auswertbar
Daraus ergibt sich, dass Unternehmen ein rechtssicheres Archivierungssystem für ihren elektronischen Schriftverkehr benötigen, wenn Angebote, Rechnungen oder andere Geschäftsbriefe per E-Mail versandt und empfangen werden. Die bloße Aufbewahrung von Ausdrucken ist nicht mehr ausreichend.
Wir Installieren Ihren Digitalen Aktenschrank
BR-Systems unterstützt Sie bei der Einrichtung eines maßgeschneiderten Dokumentenmanagementsystems, das auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und das Volumen Ihrer elektronischen Geschäftskommunikation abgestimmt ist. Wir übernehmen die Verwaltung von Spam-Mails, den Datenschutz für Ihre Mitarbeiter, die Implementierung notwendiger Signaturen und die Regelung der Zugangsberechtigungen. Zudem sorgen wir durch regelmäßige Updates dafür, dass Ihre Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Warum muss ich E-Mails archivieren?
E-Mail-Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Seit 2017 verlangt der Fiskus von Unternehmen mit digitaler Geschäftspost ein maschinenlesbares, vollständiges E-Mail-Archiv. Dies dient der Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Zudem können archivierte E-Mails in juristischen Streitigkeiten als Beweismittel dienen.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Was sind die Vorteile eines professionellen Archivierungssystems?
Kann ich meine E-Mails einfach ausdrucken und abheften?
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Ist die E-Mail-Archivierung auch in juristischen Streitigkeiten nützlich?
Falls Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, steht Ihnen das Team von BR-Systems gerne zur Verfügung.
